Je bezetting daalt met vijf procentpunt en je kosten dalen niet mee. Bij een hotel van 50 kamers zijn dat 913 kamernachten minder. Dat is € 109.500,- minder omzet. Je kosten zakken met € 28.500,-. De rest, € 81.000,-, verdwijnt uit je resultaat.
Dat mechanisme zit in bijna elk hotelbudget dat ik lees. Niet omdat de maker slordig is. De boekhouding laat het onderscheid niet zien. En er is geen tijd om het zelf te maken. Kosten worden vorig jaar plus indexatie. Een gegeven, geen knop.
In hotelbudget maken heb je je break-evenbezetting berekend: 56 procent bij het referentiehotel. In het omzetbudget heb je bepaald waar de groei erboven vandaan komt. Dit artikel doet het omgekeerde. Het brengt de break-even zelf omlaag. Daarvoor zijn twee knoppen: je vaste kosten en je variabele kosten per nacht. Beide zie je pas als je ze uit elkaar hebt getrokken. Het is de uitwerking van stap zes uit het stappenplan.
Begin hier als je deze week één uur hebt
Pak je grootboek van vorig jaar. Zet achter elke kostenpost één letter. V als hij meebeweegt met je bezetting. F als hij dat niet doet. M als het een mengvorm is. Meer niet. Geen bedragen herrekenen, geen percentages.
Die ene kolom is de basis voor alles hierna. Bij 50 kamers ben je er in een uur doorheen. Twijfel je, zet dan M. De mengvormen pak je in stap één van het kostenbudget uit elkaar.
Het verschil tussen vaste en variabele kosten in een hotel
Variabele kosten ontstaan omdat er een gast is. Geen gast, geen kosten. Schoonmaak, linnen, amenities, ontbijtinkoop, OTA-commissie, betaalkosten. Ze bewegen per bezette kamer of per verblijf.
Vaste kosten lopen door zonder gast. Huur of hypotheek, verzekeringen, onderhoudscontracten, software, de vaste kern van je team. Ze bewegen per maand, niet per kamer.
Daartussen zitten de mengvormen. Energie heeft een basislast en een verbruiksdeel. Personeel heeft een vaste kern en een flexibele schil. Wasserij heeft een minimumafname. Precies daar zit de meeste ruimte in een kostenbudget hotel, omdat niemand ze uit elkaar trekt.
Twee kengetallen maken het onderscheid meetbaar. CostPAR is je totale kosten gedeeld door je beschikbare kamernachten, de tegenhanger van RevPAR. CPOR is je kosten per bezette kamer, de tegenhanger van ADR. Zet beide naast elkaar en je ziet hoeveel van je kosten met de gast meebeweegt. Meestal minder dan gedacht. De operationele marge is dan dunner dan het jaarcijfer suggereert.
Waarom je jaarrekening dit onderscheid niet toont
Je boekhouding is ingericht op verantwoording achteraf. De accountant wil weten wat er is uitgegeven en aan wie. Grootboekrekeningen volgen daarom de leverancier, niet het gedrag van de kosten. Schoonmaak, energie en personeel staan elk op één regel. Of die regel meebewoog met je bezetting, staat nergens.
Ik tref zelden een hotel dat zijn kosten heeft gesplitst. Wat ik wel tref: sturen op vooruitplannen, met kosten als gegeven feit. Zodra een hotel de splitsing maakt, verandert de blik. Schoonmaakkosten zijn dan geen rekening achteraf meer, maar een stuurmiddel. De splitsing wordt ook een controlemiddel richting leveranciers. De factuur moet kloppen met het aantal bezette kamers. Klopt dat niet, dan heb je een gesprek.
De grootste stap zit in het boekhoudpakket zelf. Richt je grootboek in volgens USALI, het uniforme rekeningschema voor de hotellerie. Dat schema scheidt afdelingskosten van niet-toegewezen kosten en dwingt de splitsing af. Het sluit aan op wat ik eerder schreef over systemen die niet met elkaar praten. Het theorieblok hieronder legt de indeling uit.
De theorie eronder: de USALI-indeling
Het artikel splitst je kosten in vast, variabel en mengvorm. Dat is een gedragsindeling. De USALI is de boekhoudkundige indeling die er het dichtst bij komt. Wie zijn grootboek volgens USALI inricht, heeft de splitsing voor het grootste deel al gemaakt. Het artikel meet niet jouw grootboek, dat doe jij.
De USALI is de Uniform System of Accounts for the Lodging Industry. De eerste uitgave verscheen in 1926, opgesteld door de hotelvereniging van New York. De standaard wordt nu beheerd door de Amerikaanse hotelbranchevereniging samen met de financiële beroepsvereniging voor hospitality. De twaalfde herziene editie is van kracht voor boekjaren die beginnen in januari 2026. De kern is simpel: kosten worden gerangschikt naar wie ze kan beïnvloeden, niet naar wat ze zijn.
De USALI-indeling, toegepast op jouw hotel
1. Omzetafdelingen. Kamers, food en beverage, en overige omzet zoals zaalverhuur of parkeren. Elke afdeling krijgt een eigen omzetregel en een eigen kostenregel. Zo zie je per afdeling wat er werkelijk verdiend wordt. Zonder die splitsing verdwijnt een verliesgevend restaurant in een gezond kamerresultaat.
2. Departementale kosten. Kosten die je direct aan een afdeling kunt toewijzen. Schoonmaak, linnen, ontbijtinkoop, commissie op een boeking, het salaris van je receptie. Deze kosten bewegen grotendeels mee met je bezetting. Dit is je V-kolom. Hier bepaal je hoeveel elke extra bezette kamer je werkelijk oplevert.
3. Niet-toegewezen bedrijfskosten. Kosten die het hele hotel dienen en niet aan één afdeling toe te wijzen zijn. Marketing, administratie, onderhoud, energie. Ze zijn niet vast, maar ze bewegen ook niet één op één met je bezetting. Dit is je M-kolom. Dit is de laag waar de kaasschaaf het snelst wordt gepakt en het minst oplevert.
4. Vaste lasten, onder het bruto bedrijfsresultaat. Huur, verzekering, rente en afschrijving staan bewust onder de streep. Ze horen niet bij je exploitatie, ze horen bij je financiering en je vastgoed. Dit is je F-kolom. Daarom is het bruto bedrijfsresultaat het getal waarop een directie wordt afgerekend en niet de nettowinst.
Welke lagen kun je sturen?
Laag 1 tot en met 3 stuur je zelf, elke week opnieuw. Je prijs, je mix, je kanalen, je bezetting per afdeling, je inzet per dienst. Laag 4 ligt vast in contracten die vaak jaren geleden zijn getekend. Daar valt dit jaar weinig meer te veranderen, hoe hard je er ook naar kijkt.
De les: je budget wordt gemaakt in de eerste drie lagen. Alles daaronder ligt vast. Valt het bruto bedrijfsresultaat tegen, dan ligt de oorzaak vrijwel altijd boven de streep. Daar levert je aandacht dus ook het meeste op.
Waarom de kaasschaaf je marge verslechtert
Als de marge knelt en er geen kostenbudget hotel ligt, komt de kaasschaaf. Drie procent van alles. Het voelt eerlijk en het is snel. Maar huur reageert niet op een kaasschaaf. Personeel en schoonmaak wel. Je raakt dus je gastbeleving, niet je kostenbasis.
De bezuinigingen die ik heb zien mislukken, zaten bijna altijd op personeel en op automatisering. Een receptie die ’s avonds onbemand werd. Een schoonmaakcontract naar de laagste bieder. Het scheelde geld op papier. Het kostte gastoordeel, en gastoordeel is je prijs. Op de Veluwe vragen hotels met het hoogste personeelsoordeel € 34,- per nacht meer dan de rest. Eigen meting, juni tot en met augustus 2026, 45 gemeten hotels. Hoe dat werkt staat in hotelsterren en kamerprijs.
Gastbeleving staat op één, ook bij het schrappen van kosten. De vraag is niet waar het minder kan. De vraag is wat echt vaststaat en waar je invloed hebt. Huur staat vast. Je vaste kern staat vast. Al het andere is een keuze per bezette kamer.
Je kostenbudget hotel in vier stappen
- Splitsregels. V per bezette kamer of per verblijf. F per maand. M uit elkaar trekken in een basislast en een verbruiksdeel. Leg per post vast waarop hij meebeweegt: kamernacht, verblijf, gast of maand. Dat is de driver. Zonder driver geen budget, alleen een schatting.
- Personeel op uren per bezette kamer. Niet loonkosten plus indexatie. Bereken per afdeling hoeveel uren je per bezette kamer nodig hebt. Housekeeping per vertrek en per stayover. Receptie op de piekmomenten van in- en uitchecken, niet op openingstijden. Ontbijt per gast. Daaruit volgt een urenbudget dat meebeweegt met je Demand Calendar uit het omzetbudget.
Twee controlegetallen erbovenop: loonkosten als percentage van de omzet, en omzet per gewerkt uur. Splits daarbij afdelingskosten voor kamers en F&B van niet-toegewezen kosten voor marketing, administratie en onderhoud. Dat is de USALI-indeling uit het theorieblok. Rekenvoorbeeld: bij € 574.000,- loonkosten en € 28,- per uur inclusief werkgeverslasten werk je 20.500 uur per jaar. Dat is 1,5 uur per bezette kamer bij 13.688 kamernachten. Dat getal stuur je per afdeling, per maand.
- Energie op verbruik en contracteinddatum. Basislast maal twaalf is vast. Verbruik per bezette kamer is variabel. Zet de einddatum van je energiecontract in het budget als risicomoment. Tarieven na die datum zijn een aanname, geen feit. In hotel marge onder druk rekende ik voor het referentiehotel met € 15.360,- extra energiekosten in 2026. Dat bedrag hoort in je basislijn voor 2027, niet in je groeipercentage.
- Distributiekosten als variabele post. OTA-commissie en betaalkosten zijn kosten per bezette kamer, geen aftrek op de omzet. Zet ze in het kostenbudget hotel als eigen regel. Dan zie je wat een verschuiving naar direct oplevert. De rekensom daarvan staat in OTA-aandeel verlagen.
Variabele kosten per verblijf tegenover per nacht
In het omzetbudget rekende ik met € 40,- variabele kosten per verblijf, niet per nacht. Het verschil is groter dan het lijkt. Schoonmaak, linnen en amenities vallen bij aankomst en vertrek. Een stayovernacht kost een lichte beurt of niets. Een aankomstnacht kost alles.
Bij 2,1 nachten per verblijf is € 40,- per verblijf gelijk aan € 19,05 per kamernacht. Een segment met losse overnachtingen kost € 40,- per nacht. Een segment van drie nachten kost € 13,33 per nacht. Zelfde ADR, ander resultaat. Daarom rangschikte het omzetbudget je segmenten op netto bijdrage per kamernacht, niet op prijs.
Hier ligt de eerste operationele knop. Bied de gast een drankje aan in ruil voor het overslaan van de stayovercleaning. Regel het zo in dat de overgeslagen kamer ook echt van de schoonmaakfactuur verdwijnt. Rekenvoorbeeld: het referentiehotel heeft 7.170 stayovernachten per jaar. Slaat 30 procent de schoonmaak over, dan is dat € 25.800,- minder schoonmaakkosten. De drankjes kosten € 4.300,-. Netto € 21.500,-, met een gast die zich gezien voelt. Aannames: € 12,- per stayoverbeurt bij een externe schoonmaakpartij, € 2,- inkoop per drankje.
Je break-even omlaag brengen
Terug naar het getal uit hotelbudget maken. Vaste kosten gedeeld door de bijdrage per kamernacht, gedeeld door de beschikbare kamernachten. Referentiehotel: € 900.000,- gedeeld door € 88,71 is 10.145 kamernachten. Dat is 56 procent van 18.250. Het budget staat op 75 procent. De tegenwind die het budget aankan is 3.543 kamernachten.
In die formule zitten precies twee knoppen die van jou zijn. De teller, je vaste kosten. En de bijdrage per kamernacht, via je variabele kosten per nacht. De markt bepaalt je vraag. Je break-even bepaal je zelf.
Knop één, de vaste kosten. Elke € 10.000,- minder vaste kosten is 113 kamernachten minder die je moet verkopen om quitte te spelen. Dat zit in contracten: huurtermijn, energiecontract, onderhoudscontracten, software, de omvang van je vaste formatie. Het gaat langzaam, per contractdatum. Rekenvoorbeeld: € 50.000,- lager, naar € 850.000,-, en je break-even zakt naar 9.582 kamernachten. Dat is 53 procent.
Knop twee, de variabele kosten per nacht. Die verandert de bijdrage. De stayoverregeling hierboven levert netto € 21.500,- per jaar. Over 13.688 kamernachten is dat € 1,57 per nacht. Je bijdrage gaat van € 88,71 naar € 90,28. Break-even: 9.969 kamernachten, 55 procent. Een langere gemiddelde verblijfsduur werkt op dezelfde knop. Van 2,1 naar 2,4 nachten per verblijf verlaagt de variabele kosten van € 19,05 naar € 16,67 per nacht.
Beide knoppen samen: € 850.000,- gedeeld door € 90,28 is 9.415 kamernachten. Dat is 52 procent. Vier punten lager, zonder één gast extra en zonder één euro extra prijs. Bij hetzelfde budget van 75 procent groeit je tegenwind van 3.543 naar 4.273 kamernachten.
Vaste kosten van € 900.000,- naar € 850.000,- en variabele kosten € 1,57 per kamernacht lager door de stayoverregeling. Aannames: ADR € 120,-, OTA-aandeel 58 procent, commissie 15 procent, betaalkosten 1,5 procent, 2,1 nachten per verblijf.
Er is een derde knop, maar die staat niet in dit artikel. De bijdrage per kamernacht stijgt ook als je netto ADR stijgt: minder commissie, betere kanaalmix, prijs op de volle dagen. Elke kamernacht boven break-even levert via je eigen website meer op dan via een boekingssite. Hoe je dat plant per dag, segment en kanaal, staat in je omzetbudget per segment en kanaal. Het dagelijkse ritme staat in dagelijks bijsturen.
Dit is een rekenvoorbeeld op aannames, geen meting. Vul je eigen vaste kosten in en het getal verschuift.
Wat 2027 met je kostenbasis doet
Cijfers per 4 september 2026. Prinsjesdag valt op 15 september. Controleer daarna opnieuw.
Loon. Het minimumuurloon is € 14,99 sinds 1 juli 2026. Het bedrag per 1 januari 2027 volgt dit najaar bij de Rijksoverheid. De Horeca-cao loopt tot en met 31 december 2026. Voor 2027 is er nog geen akkoord. Budgetteer een bandbreedte, geen punt. Wat wel vaststaat: het minimumjeugdloon stijgt per 1 januari 2027, voor 17 tot 19 jaar met circa 25 procent. In de horeca is 19 procent van het arbeidsvolume jonger dan twintig. Tel je eigen rooster na. Betaal je al boven het nieuwe minimum, dan is het effect klein. Betaal je op het minimum, dan is het groot. De ontwikkeling van cao-lonen volg je bij het CBS.
Btw. Logies staat op 21 procent sinds 1 januari 2026 en blijft daar. Het coalitieakkoord van 30 januari 2026 draait niets terug. Wat dat met je marge deed, staat in hotel marge onder druk. In het budget voor 2027 is dit geen mutatie meer, maar je basislijn.
Toeristenbelasting. In 2026 verhoogden 243 gemeenten het tarief, gemiddeld bijna 10 procent, naar gemiddeld € 2,79 per persoon per nacht. De tarieven voor 2027 staan in de gemeentebegrotingen van dit najaar. Je belast het door, maar de gast ziet één totaalprijs. Het drukt dus op je prijsruimte.
Energie. Salderen stopt op 1 januari 2027. Heb je zonnepanelen, dan verandert je terugverdientijd. De bijmengverplichting voor groen gas maakt gas per 2027 duurder. ETS2, de CO2-heffing op gas, is uitgesteld naar 2028. De energiebelasting voor 2027 is nog niet vastgesteld. Zet je contracteinddatum in het budget en reken twee scenario’s.
Huur. De meeste huurcontracten indexeren jaarlijks op de consumentenprijsindex. Reken met 2 tot 3 procent. Bij het referentiehotel is dat € 4.560,- tot € 6.840,- op € 228.000,- huur. Staat de indexatiedatum in je contract, zet hem dan in het budget. Eigen pand? Dan is dit een nul, en zit je rente en aflossing in de financiering, niet in de exploitatie.
Inkoop. Schoonmaakmiddelen, linnen en amenities volgen de inflatie met vertraging. Reken met 2 tot 4 procent op je variabele kosten per reservering. Bij het referentiehotel is dat € 5.200,- tot € 10.400,- op € 260.700,- per jaar. Dit is de enige post hier die met je bezetting meebeweegt.
Wat dit betekent voor het referentiehotel. Vijf posten zijn nu door te rekenen, als bandbreedte. Loon: een cao-stijging van 2,5 tot 3,5 procent op € 574.000,- is € 14.350,- tot € 20.090,-. Jeugdloon: € 0,- tot € 27.000,-, afhankelijk van hoeveel je nu op het minimum betaalt. Energie: € 7.200,- tot € 19.000,-. De onderkant is alleen de bijmenging van groen gas. De bovenkant rekent met een gasprijs van € 1,64 per kubieke meter, hogere nettarieven en een hogere energiebelasting. Huur: € 4.560,- tot € 6.840,-. Inkoop: € 5.200,- tot € 10.400,-. Samen € 31.300,- tot € 83.400,- extra kosten. Btw verandert niet. Toeristenbelasting belast je door.
Je vaste kosten gaan van € 900.000,- naar € 926.000,- tot € 973.000,-. Daarbovenop stijgt je variabele kost per nacht met € 0,38 tot € 0,76. Je break-evenbezetting schuift van 56 naar 58 tot 61 procent. Dat is 340 tot 918 kamernachten minder tegenwind, bij gelijke prijs en mix. De twee knoppen uit de vorige sectie zijn dus geen luxe. Ze compenseren wat 2027 er vanzelf bij doet.
Met andere woorden: doe je niets, dan loopt € 31.300,- tot € 83.400,- uit je resultaat. Dat is 10 tot 27 procent van je resultaat na huur op kamers. Om stil te staan heb je € 2,55 tot € 6,80 extra ADR nodig bij de huidige kanaalmix. Daarom is een kostenbudget hotel nooit het hele budget. Het zegt wat je moet goedmaken. Het omzetbudget zegt waar.
Wil je dit voor je eigen hotel zien? De weerbaarheidstest rekent met de bovenkant van loon, energie, huur en inkoop, zonder jeugdloon, op jouw cijfers. Vijf cijfers, geen e-mailadres.
Dit zijn beleidscijfers met peildatum en een rekenvoorbeeld op aannames.
De kern
Een kostenbudget hotel dat vast en variabel scheidt, maakt van kosten een knop. Je weet welke posten met de gast meebewegen en welke niet. Je stuurt personeel op uren per bezette kamer. En je brengt je break-even omlaag met twee knoppen: het blok vaste kosten en de variabele kosten per nacht. Bij het referentiehotel is dat vier punten, zonder één gast extra.
Daarmee is het budget rond. Hotelbudget maken gaf de richting en de ondergrens.
Het omzetbudget zei waar de groei valt. Dit artikel verlaagt de ondergrens. Wat overblijft is stap zeven en acht: drie scenario’s doorrekenen en een ritme vastleggen. Het getal dat alles samenbrengt is GOPPAR, je bruto bedrijfsresultaat per beschikbare kamer. Omzet, kosten en capaciteit in één cijfer. Wie GOPPAR onder controle heeft, stuurt zijn hotel.
Nog geen cijfers op een rij? Begin met het gratis budgettemplate, twee tabbladen met het referentiehotel al ingevuld.
Tot eind november plan ik Budgetstart-sessies van 45 minuten. Gratis, tien plekken. Je hebt nog niets, of je hebt een concept. Beide werken. Je stuurt je cijfers van dit jaar vooraf op. In de sessie bepaal ik met jou waar je vaste kosten stoppen en je knoppen beginnen.
Veelgestelde vragen over een kostenbudget hotel
Hoe maak je een kostenbudget voor een hotel?
Splits elke kostenregel in vast en variabel. Vaste kosten lopen per maand door, ongeacht bezetting: huur, rente, afschrijving, vast personeel, verzekeringen. Variabele kosten lopen per verblijf mee: schoonmaak, linnen, ontbijt, commissie, betaalkosten. Koppel de variabele kosten aan het aantal verblijven uit je omzetbudget per segment en kanaal, niet aan een groeipercentage. Het kostenbudget is stap zes van het hotelbudget in acht stappen.
Wat is het break-evenpunt van een hotel?
De bezetting waarbij de netto bijdrage van alle kamernachten precies de vaste kosten dekt. Voor het referentiehotel van 50 kamers ligt dat op 56 procent bezetting bij € 88,71 netto per kamernacht. Elke kamernacht daarboven gaat vrijwel volledig naar bruto bedrijfsresultaat. Elke kamernacht daaronder kost geld. Weekdagen die rond 56 procent hangen zijn daarom bezettingsdagen. Weekenddagen op 90 procent zijn prijsdagen.
Welke kosten reken je per verblijf en welke per kamernacht?
Schoonmaak, linnen en amenities vallen bij aankomst en vertrek. Die reken je per verblijf, bijvoorbeeld € 40,-. Een verblijf van één nacht kost dan € 40,- per kamernacht. Een verblijf van twee nachten kost € 20,- per kamernacht. Commissie en betaalkosten rekenen per kamernacht, als percentage van de prijs. Daarom is verblijfsduur een kostenknop. De segmenten met de langste verblijfsduur staan in het omzetbudget bovenaan op netto bijdrage.
Waarom verlaag je break-even zonder te bezuinigen?
Omdat break-even niet alleen van kosten afhangt, maar van de bijdrage per kamernacht. Verschuif 500 kamernachten van een touringcargroep op € 51,33 netto naar leisure via de eigen site op € 99,15 netto. Dat levert € 23.910,- per jaar op zonder één kostenpost aan te raken. Je break-even zakt, omdat elke kamernacht meer bijdraagt. Meer over marge en kostendruk staat in de kennisbank voor independent hotels.
Wat doet het minimumloon in 2027 met je personeelskosten?
Het minimumuurloon is € 14,99 sinds 1 juli 2026. Voor 1 januari 2027 raamt het CPB circa € 15,32, een stijging van 2,2 procent. Het definitieve bedrag volgt rond 1 oktober. De grotere sprong zit bij jongeren. Een 19-jarige gaat van € 8,99 naar € 11,24 per uur. Een 18-jarige van € 7,50 naar € 9,37. Per 1.000 uur is dat € 2.250,- extra. Reken die uren apart door in stap twee van je kostenbudget.
Stijgt de energiebelasting op gas in 2027?
Ja. De energiebelasting op gas is in 2026 € 0,7268 per kubieke meter en stijgt in 2027 verder. Stroom daalt licht. De belastingvermindering per aansluiting zakt naar circa € 520,-. Elke cent per kubieke meter kost een hotel met 48.000 kubieke meter gas € 480,- per jaar. Salderen stopt op 1 januari 2027. Zet gas in je kostenbudget als variabele post per bezette kamer, met het nieuwe tarief.
Komt er een nieuwe horeca-cao voor 2027?
De huidige horeca-cao loopt tot 31 december 2026. Er ligt geen akkoord voor 2027. De laatste stap was 2,5 procent per 1 januari 2026. Zonder akkoord budgetteer je een aanname en zet je die apart in je kostenbudget. Zo zie je direct wat het akkoord straks doet met je break-even. Werk dat cijfer bij zodra KHN en de bonden het resultaat publiceren.
Welke Prinsjesdag-maatregelen raken de kostenbasis van een hotel in 2027?
De btw op logies blijft 21 procent. De onbelaste reiskostenvergoeding gaat naar € 0,25 per kilometer. De vrije ruimte in de werkkostenregeling stijgt naar 2,16 procent. De energie-investeringsaftrek gaat naar 45,5 procent. De compensatie transitievergoeding voor kleine werkgevers is uitgesteld naar 2028. Geen van deze posten weegt zwaarder dan loon en energie. Die twee bepalen je break-even in 2027.
